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一、什么是視頻會議系統：

首先簡單介紹一下什么是視頻會議系統：視頻會議系統是通過網絡通信技術實現的虛擬會議，讓地理上分散的用戶可以通過圖形、聲音等多種方式進行信息交流的應用系統，并支持人們遠距離交流和分享實時信息，進行協同工作。視頻會議極大地促進了協作成員之間真實和直觀的交流，在遠程教學和會議中也起著舉足輕重的作用。在經歷了2003年的非典和2008年的全球金融風暴之后，國內企業對視頻會議的需求越來越大。 2020年新冠疫情的爆發，再次加速了視頻會議的發展。

二、視頻會議系統的分類：

根據產品類型，視頻會議系統分為硬件視頻會議系統和軟件視頻會議系統；

2.1.早期有很多視頻會議系統。主要基于硬件，硬件視頻會議系統：包括終端設備、傳輸網絡（包括傳輸設備和傳輸通道）、多點控制單元（MCU）。其中，視頻終端包括攝像頭、編解碼器、各種音頻、視頻和網絡接口，可分為會議室型和桌面型。 MCU負責會議控制和信息交換，硬件會議系統建設成本較高。

會議系統除了支付硬件建設成本外，還要按用戶數收費，所以企業也要按用戶數付費，所以早期的硬件會議系統有以下缺點：

1）硬件建設成本高，除總部建設服務器外，各子公司需采購指定配套硬件設備；

2）硬件兼容性差；

3）按用戶數收費，不能全員普及；

4）硬件安裝、接入復雜，對環境要求高，拆卸不方便；

5）硬件更換快，技術容易被淘汰；

6) 網絡要求高，總部與分公司的通信需要高帶寬。建議使用專用通信網絡，網絡投資高；

7）與第三方連接成本高，需額外支付接口費；

2.2.隨著信息技術的發展發展，企業對視頻會議應用的不同需求的發展，過去以硬件系統為主的視頻會議市場已經被打破，出現了軟件視頻會議系統、會議平板和會議系統一體機，以簡單的功能操作，不同的會議。在場景中的靈活應用和低成本迅速贏得了企業的認可，并迅速占領了硬件視頻會議系統的大部分市場空間。尤其是疫情期間，以釘釘、奇微為首的平臺化應用軟件推出免費視頻會議服務，讓視頻會議在企業中得到快速推廣和應用。那么軟件視頻會議系統有哪些優勢： 1）無需投資專業的硬件設備，可以使用電腦和手機進行視頻會議； 2）移動會議不受硬件空間限制，隨時隨地進行視頻會議；

3）平臺提供公有云服務，企業無需自建視頻會議服務器或專網即可享受會議服務；

4）平臺提供更多輔助功能，讓會議更智能、更便捷，如會議通知、會議簽到，甚至部分系統平臺提供會議紀要自動語音轉文字功能，省去打字的麻煩；

5）免費的第三方系統接口，系統集成更方便；

6) 與第三方設備的兼容性，如攝像頭和拾音設備；

三、企業如何打造經濟實用的會議系統？

如果企業規模小，如果想節省成本，可以使用釘釘和奇微提供的免費會議系統個人版。比如在會議室場景中，你只需要購買攝像頭和全向拾音器（它們的作用是保證會議范圍的每個角落都有人說話）就可以采集到并發大，而不能聽到發言者的聲音，因為揚聲器太遠），經濟設備不超過1000元，但會議系統個人版對會議時長和部分功能有限制，即使開通企業版服務，也只需幾千元一年下來，相比硬件視頻會議設備十幾二十萬元的投入，已經比想象中的便宜了。

如果企業有一定規模，有成本預算，在專業會議室開會很多，必須在每個會議室獨立部署會議設備，與硬件視頻會議系統相比，軟件會議系統只需要安裝攝像頭和全向無線電設備。這時，IT管理員在選購時要注意，會議室是否有專業的音頻設備、視頻設備（如投影儀、LED顯示屏），視頻會議設備的視音頻接入，設備之間的兼容性要考慮。經過考慮的。如果分公司是非固定辦公，移動性強，此時需要考慮是否配置便攜式會議設備。

四、購買會議系統如何比較？

小編建議，比較應該從以下幾個方面考慮：

1）終端設備成本；

2）會面費用；參加會議的最大用戶數。值得注意的是，軟件視頻會議設備的注冊用戶數并不等于會議方的數量。一些品牌雖然不限制注冊用戶數量，但會限制參加會議的最大人數。人的數量;

3）終端設備年費；云產品一般按設備接入次數按年收費；

4) 功能操作的復雜性；

5) 網絡要求；

6）設備的兼容性；

7) 與第三方的整合成本；

8）是否有很多額外的個性化功能，是否實用；

五、如何管理會議系統？

系統只提供使用路徑，給工作帶來方便。如果使用不當，也會影響工作和效率。日常工作中如何管理會議系統？小編總結如下：

1）用戶管理；

2) 會議室預訂管理；

3) 會議流程管理；如會議簽到、會議紀律、會議是否記錄、是否留檔等；

4）會議設備管理；如會議日常維護、保養、常見故障處理等；

5）與外部人員會面管理；非企業內部人員如何參加企業內部會議；

六、視頻會議日常管理有哪些注意事項？

1）視頻會議賬號專供本人使用，他人不得使用；

2）會議賬號為實名制，未經授權不得修改個人信息；

3) 視頻會議期間，保持攝像頭開啟，麥克風靜音；

4) 視頻會議期間，攝像頭應對準所有與會者；

5) 視頻會議期間，請勿玩手機或做與會議無關的事情；

6) 視頻會議期間，請勿走動，干擾會場秩序；

7) 視頻會議期間，與會議無關的客戶不得參加；

8) 對于重要會議，建議所有客戶提前參與會前測試工作。

七、視頻會議系統使用常見問題

1) Q：使用視頻會議系統需要提前預約嗎？

答：需要提前預約。由于視頻會議室數量有限，為避免會議沖突，需要至少提前1天聯系信息管理中心進行預約；

2)、問：在線視頻會議需要注意什么？

答：注意以下幾點，一、除主會場外，其他所有會場均應靜音，保持會議環境安靜；二、攝像頭應保持開啟狀態，嚴禁關閉攝像頭；三、提前半小時進入會議系統進行相關調試工作；

3)、Q：視頻會議中出現口哨聲和重復的語音回聲是怎么回事？

答：出現這個問題的原因是會場已經開通了兩個會議系統客戶端，需要將一個客戶端靜音，關閉聲音；

4) 、Q：外部單位可以加入群組視頻會議系統參加會議嗎？答：可以，但是基于信息安全考慮，企業視頻會議系統中的外部單位建議不要參加會議。注冊一個帳戶。信息中心可以提供會議室號碼和密碼參加會議。